Wiki 开启方式

点击页面右上角三个小点,然后选择「Turn into wiki」来激活这个功能。切换到 Wiki 功能后,页面会被强制改为 Full width(全宽)模式。
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需要注意,这个功能无法对数据库中的顶层页面生效,但数据库页面中的子页面是可以生效的。当然,你也无法将 Wiki 中的页面再次转化为 Wiki。
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转换成 wiki 之后,你还可以在同一个位置点击 Undo wiki 来撤销这一功能,所以不用担心它会对你的页面内容造成损坏。
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激活这个功能后,最直接的变化就是页面的左上角出现了类似数据库视图切换的选项,默认情况下会有三个视图,它们各自的基础特性如下:
  • Home 视图
    • 保留页面原有的所有内容
    • 依然支持页面中的分栏排版
  • All Page 视图
    • 这个视图会遍历所有页面的子页面
    • 但它无法将数据库内的页面罗列出来
  • Pages I Own 视图
    • 过滤筛选出所有由「我」创建的页面
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同时你还可以继续为这个 Wiki 数据库添加不同的视图,根据你的需求自由定制:
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参考案例

让我们假设存在这样的一个案例:
  1. 《双十一营销计划》是一个大型项目,大项目之下还有若干个子项目
  1. 子项目之下还有更具体的细分任务,不同任务由不同的部门来负责
  1. 因为每个任务都是一个页面,所以整体的文件夹结构非常深
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随着创建的内容越来越多,我们会发现这么做有几个问题:
  1. 在各种页面互相嵌套之下,文件结构变得非常凌乱,很难快速找到想要的东西
  1. 无法第一时间判断页面内容的时效性、以及任务对应的负责人
  1. 想要切换到数据库模式管理,但似乎已经积重难返
在 Wiki 功能推出之前,如果想对这些页面进行结构化管理,例如为页面打标签、设置时间、设置 Checkbox 等,就需要将这些页面全部拖进某一个数据库之内,就像下面这样:
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但这个方法创建的数据库,只有最顶层的页面能拥有数据库结构,而页面之中的子页面则无法拥有数据库结构化管理的能力:
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现在如果你将这个最顶层的页面转换为 Wiki 的话,在 All page 视图下,你会发现所有的子页面都被罗列在这个数据库中了,然后你就可以用过去管理数据库的方式来管理这些子页面:
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并且这个转化为 Wiki 的顶层页面已经具备了数据库的特性,那么既然是数据库,它就支持创建「镜像数据库」这个需求。
所以在 Home 视图之下,我们可以继续创建一个当前 Wiki 的镜像数据库,这个镜像数据库可以放在 Home 视图中、或者是放在任意一个页面内,然后自由编辑,自由地过滤筛选,根据不同的需求创建不同的视图。
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更多参考案例
假设我们已经通过普通的页面加上分栏排版,构建了一个简易的维基百科
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现在我们可以先将这个页面转化为 wiki,然后再以这个 Wiki 为基础,为其创建一个镜像数据库
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接下来我们就可以根据自己的需求,将这个 wiki 的镜像数据库放到其他任意页面中了。
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Wiki 与数据库的差异

字段位置不同

过去的数据库,一个字段就会占据一行位置,不仅导致页面空间占用过大,还会让人在沉浸写作的时候,总感觉整体观感不够纯粹,但现在 Wiki 将所有字段并排放置于页面最顶部,这让页面更简洁了。
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新增了两个字段

在 Wiki 视图中,Notion 为其新增了 2 个默认字段,分别是 Owner(责任人) 和 Verification(验证)。在协作场景中,Owner 与先前的 Person 字段相似,都能标注该 Page 都有哪些参与人:
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但在 Wiki 页面中,只有 Owner 才能编辑 Verification 这个字段
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所以 Verification 这个字段是什么意思,它有什么用?
在我们浏览各种文章、维基百科、或者公开分享的知识库时,我们常常会留意一个很重要的内容要素:最后更新时间。我们将用这个时间来判断页面提供的信息是否可靠、是否过时、是否可以成为我们可以参考的信息源。
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而 Verification 这个字段提供了两种确认方式,一种是永久确认,另一种则是限定时间范围内的确认。当你选择 Indefinitely 时,Notion 便会将页面标记为「Verified」,即已验证。
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你也可以选择一个特定的时间,例如 7 天后、30 天后、90 天后。当设定的时间到来,Noiton 就会向你发送提醒,让你能够重新检验页面的信息确认情况。
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时间到期后,Notion 会向你发送邮件提示:
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在工作场景中,以下是我能想到的一些需要定期更新、或者在使用前需要确认信息时效性的文档类型:
  1. 客户信息资料、合作伙伴信息、销售数据报告
  1. 竞品分析、行业发展报告、关键业务报告
  1. 工作流程、执行标准、培训资料
而在学习和生活中则可以适用于以下几种:
  1. 保险保单
  1. 健康体检
  1. 生日提醒
某种程度上你可以将这个功能当成「日历提醒」,任何你认为需要定期提醒的内容,都可以通过这个方式来实现。不过在普通页面内,你也可以通过 @remind 来达到提醒效果。

新增了独立的搜索框

在 Wiki 的右侧有一个独立的搜索框,当你点击搜索时,Notion 会自动将搜索范围限定在当前 Wiki 内,这样就能让你更快地搜索到相关性更强的内容了。
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WIki 的意义

Notion Wiki 的核心用法,就是构建一个用于存储和查询权威资料的协作知识库。这句话可以提取出 4 个关键词, 我们需要逐一解析每个关键词所对应的需求或背景,才能更好地判断自己需不需要用到 Wiki 这一功能。
  1. 存储:存在需要恰当保存和管理的数字化文档
  1. 查询:这些文档需要被相对高频地搜索查询,以提供最新或最权威的定义或解释
  1. 权威:这些文档的权威性或有效性,与编辑者或最后编辑时间高度相关
  1. 协作:这个知识库多用于协作场景中,需要赋能小组、团队,或者企业成员
但其实就算不用 Wiki,只用最基础的 Page,或者用数据库,同样可以在某整程度上满足上述四个需求。也正因为如此,我们才会产生到底要不要用 Wiki 的疑问。
我们可以先借助数据库来理解这个问题。数据库有 6 种视图,不同的视图所侧重展示的信息维度是不同的:
  • 表格视图:信息量最丰富,但每个字段的展示权重是平级的
  • 看板视图:强调分组
  • 画廊视图:强调图片
  • 日历视图:强调日期
  • 时间线视图:强调流程
  • 列表视图:强调标题
视图之间没有好坏之分,你更希望第一眼能看到哪一个信息维度,你就选择哪一种数据库视图。
我们将这个结论放到 Wiki 上也一样,如果你更看中文档的时效性或者权威性,那么你就可以选择 Wiki 来构建知识库,因为只有 Wiki 才有 Owner 和 Verification 这两个字段。
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最后做个简单总结,Wiki 功能让任意页面拥有了添加数据库字段的能力,同时又保留了「Page」本身分栏排版的灵活性,并且还增强了团队场景下的协作能力。
但是,要想深刻体会 Wiki 这个功能所能带来的好处,需要对 Notion 本身足够熟悉,因为它的功能特点对新手来说通常不易察觉。所以如果你暂时无法理解 Wiki 所能带来的好处,也不必强求自己使用这个功能,因为数据库本身已经足够强大了。
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