基础应用

列表视图非常直观,就是多个文档排列成树状结构,使用命令 /list 即可创建,然后你可以将你已有的文档全部选中后拖到这个数据库中,就可以创建一个非常整齐有序的文档列表了。
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因为这些文档已经被纳入数据库内,所以基于数据库的特性,你现在可以为这些文档做这些事:
  1. 打标签
  1. 分组、排序
  1. 筛选、过滤
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和表格视图一样,列表视图也可以设置子项目,只要在数据库设置中打开 Sub-items 选项即可,这会让列表视图看起来更像是传统笔记软件中的文件夹结构。
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对于初入 Notion 的新手,我会推荐你使用列表数据库 + 自动化模板功能,来高效地实现以下几种需求:
  • 周期性的文档,如日记、日报、周报
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  • 不定期的会议记录
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  • 按次序排列的操作手册,如说明文档、SOP、流程细则等
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基础任务管理

一个最简单的任务管理列表只需要给数据库加上一个 Checkbox 字段即可:
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如果要再动一些小心思的话,可以在这个数据库的基础上,再新建两个列表视图,然后分别命名为「未完成」和「已完成」,前者过滤筛选出那些「未打钩的任务」;后者则过滤筛选出「已打钩的任务」,如此一来就能够以「清空任务列表」为目标,让 Notion 最快地发挥它应有的作用和价值了:
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并且,当你打开了 Sub-items 模式后,就可以用列表数据库来管理一些更为复杂的项目,以及项目之下的细分任务:
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复刻滴答清单

某种程度上你的确可以在 Notion 中,通过各种数据库视图的组合与变换,来达到与滴答清单相近的使用效果。不过看完接下来的教程,你或许会产生「那我为什么不直接用滴答清单?」的疑问。
我觉得这么想完全没有问题,此处只是将滴答清单当作模仿对象,然后向你演示 Notion 所具备的「搭建应用」 的能力,以及在这个需求之下,我们可以如何使用列表数据库这个视图。
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现在我们仔细观察一下,滴答清单 App 都包含了哪些基本功能:
  • 可以构建清单列表,每个清单之下都包含多个任务
  • 每个任务都可以继续向下划分子任务
  • 可以为任务或者子任务补充更加详细的图文说明
  • 每个任务都具备提醒功能
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接下来我们开始在 Notion 中搭建「滴答清单」,先粗略地用标题和分栏排版画个草稿:
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在上图中我们构建了一个名为「项目清单」的列表数据库,对应了滴答清单里的清单列表:
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然后又构建了一个名为「任务列表」的列表数据库,对应了滴答清单里的具体任务:
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但这时就产生了一个问题,在滴答清单中,任务都是包含在某个清单之下的,可是我这里创建的两个数据库又是互相独立的,那么如何才能为任务和项目创建联系呢?
在这里我们需要剧透在下一个大章才会详细介绍的 Relation 字段属性,它的作用是为彼此独立的若干个数据库创建关联,让 A 数据库中的条目能够与 B 数据库中的条目产生链接。
基础操作方法如下:
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所以在本案例中,利用 Relation 这个字段我们就能将清单与任务连接在一起:
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点开清单后会发现,所有与它关联的任务都自动罗列在 Relation 这个字段中:
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当任务与清单产生关联后,某种程度上你可以理解为,这个任务被打上了名为「清单」的标签。那么既然是标签,我们就可以对标签(清单)进行分组:
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当然不对清单进行分组也可以,只要把 Relation 这个字段显示出来,一样可以判断这个任务是属于哪一个任务清单的:
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到这一步我们就实现了滴答清单最基础的 2 个功能:
  • 可以设置任务清单,并为每个清单设置子任务;
  • 每个子任务都可以展开为具体页面,然后补充更详细的任务信息。
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但是最左侧的「今日任务」、「最近七天」、以及「收件箱」功能要如何在 Notion 中实现呢?
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首先「今日任务」和「最近七天」都是对任务进行时间维度上的筛选,所以我们需要先对每个任务设置具体的执行时间(或者到期时间):
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然后在「今日任务」以及「将来七天」这几个地方,依次创建任务列表的镜像数据库,并设置相应的时间筛选条件即可:
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其中「今天任务」的时间筛选参数是「is relative to today - this day」,意思是「从今天算起 - 今日」
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「未来七天」的筛选参数则需要进入高级筛选模式(Add to advanced filter),并设置成需要以下两个条件同时满足:
  1. 今天之后
  1. 未来 7 天
因为在滴答清单中,「今日任务」会包含在「未来 7 天」之内,但是我个人不想在两个列表中看到重复的任务,所以我在「未来 7 天」的筛选项中排除了「今日」的任务:
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至于「收件箱」的设置,我们只需要筛选出没有设置任务时间,同时也没有关联到具体项目清单的任务即可:
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接下来我们再为任务数据库添加一个 Checkbox 的字段属性,然后让它显示出来:
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只要给每个视图都设置一个「仅显示未勾选 Checkbox 的任务」的过滤条件,就可以实现勾选完成任务时,自动将这个任务隐藏掉:
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到这里我们就介绍完了使用 List 视图复刻滴答清单最基本功能的操作步骤,其实核心要点只有 3 个:
  1. 学会创建镜像视图
  1. 学会根据需求创建筛选条件
  1. 学会使用 Relation 字段属性,链接两个数据库
如果你暂时还不会使用 Relation 也请不要着急,它在操作上的确有一定的难度,其中的使用技巧和应用范围也非常之多,我们很快就会展开关于它的详细介绍。
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至于滴答清单其他功能的复刻,例如「任务的四象限表」在之前的表格数据库文章解析中已经介绍了。滴答清单的日历视图,我们也很快就能通过 Notion 的 Calendar 视图进行复刻,滴答清单的打卡统计在下一个大章的数据库函数公式也将有所涉及。虽然要让 Notion 完全达到滴答清单的同等体验不太可能,但至少满足 70% 的功能体验是没问题的。
另外通过本案例的演示我想也已经足够说明,Notion 期盼的「让每个人都能够搭建属于自己的工具」的未来,其实已经有了相当程度的实现,随着后续课程的进一步展开,我们将能够用 Notion 搭建更加复杂的工具或系统。
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